Az Office 365 a Microsoft felhőben lévő irodai munkát és üzleti folyamatokat támogató rendszere. Alapvetően a hagyományos Office elemek /Word, Excel, PowerPoint, OneNote stb. mindegyikét tartalmazza, számos kiegészítő lehetőséggel. Az előfizetési csomagunktól függően komplett Office programot, dokumentumtárat, IP alapú telefon és videokonferencia rendszert, levelezési és weboldal létrehozási lehetőségeket is kaphatunk. Legegyszerűbben talán a nyilvános alkalmazások /Hotmail, Skype, Gmail/ működésével lehetne szemléltetni a cloud modellt. Internet böngésző segítségével lépünk be a saját, egyedi fiókunkba. 

A szoftverek a szolgáltató távoli szerverén futnak, annak erőforrásait terhelik. Nem a saját gépünkre mentődnek az adatok, hanem a szolgáltató tárolja, nekünk csupán internetkapcsolatra van szükségünk. Az Office 365 alapvető működési elve hasonló, viszont nem konkrétan egy szolgáltatást, hanem komplett szolgáltatáspalettát igényelhetünk testre szabottan. A felhőalapon történő működés nem műszaki-informatikai, hanem üzleti formációváltást jelent. 

Legfontosabb tulajdonságok:

• 99,9%-os Microsoft által garantált rendelkezésre állás - Az Exchange levelező szerver nagyvállalatoknak szánt megoldás. Az Office365 az Exchange szerver havidíjas változata. Mivel az adatok itt fizikailag a Microsoft valamelyik szerverén tárolódik, biztosítani tudják, hogy gyakorlatilag kiesés nélkül, bármikor, bárhonnan hozzáférjen a leveleihez, naptárjához, névjegyeihez, feladataihoz. Ehhez csak internet kapcsolatra van szüksége.

  FIX havidíjas fizetési konstrukció - nincs beruházási költség, nincs szerver igény. Ön havidíjat fizet a Microsoftnak, hogy használhassa a nagyvállalkozásokat is kielégítő levelező szolgáltatását ugyanúgy, mint ahogy fizeti a telefonszámlát, vagy az internet számlát is. Az összeg a postaládák számától függ, hiszen e-mail fiókonként fizeti a havidíjat.

  Felhő alapú adattárolás - Ez azt jelenti, hogy fizikailag nem az Ön szerverein tárolódnak az adatok, hanem a Microsoft biztosít a levelezésének szerverparkot, és tárhelyet. Így nem kell törődnie az adatvesztés, vagy szerver meghibásodás kockázatával, hiszen a Microsoft garantálja, hogy az adatai mindig biztonságosan elérhetőek lesznek.

  Naptárak kezelése, és azok megosztása - Outlookban, webmailen vagy mobil eszközön létrehozható naptárbejegyzések. Ha valamelyik eszközön létrehozott egy naptárbejegyzést, az automatikusan, beavatkozás nélkül szinkronizálódik a többi eszközre is.

  Névjegyzékek kezelése és azok megosztása. - A naptár kezeléséhez hasonlóan történik Exchange alatt a névjegyek kezelése is. Tehát ha találkozik egy üzlettársával, barátjával, és beírja a telefonjába a telefonszámát, az automatikusan szinkronizálásra kerül, és látni fogja a névjegyet számítógépén is.

  Feladatok regisztrálása, kezelése, kiosztása. - A feladatok regisztrálása Exchange felületen néhány kattintás csupán. Miután leírta őket könnyen kioszthatja kollegáinak, hogy aztán NE Önnek kelljen megcsinálnia! Miután kollégái megcsinálták a feladatot, Ön jelentést kap, hogy a feladat elkészült, és ellenőrizheti annak eredményét.

  Teljes körű szinkronizáció okos telefonokkal - Az Exchange szerver képes szinkronizálódni az okos telefonok mindegyikével, márkától és a telefon rendszerétől függetlenül. Ehhez csupán arra van szükség, hogy telefonja tudja kezelni az Exchange protokollt. Exchange alapú levelezést eddig beállítottunk, Nokia - Symbian, Google - Android, Apple - IOS, és BlackBerry alapú telefonokra is.

  Szinkronizálódnak az e-mailek, naptár, névjegyek, és a feladatok - Outlook stílusú webmail megjelenés.

  Levelek egyszerű archiválása, visszakeresése - Az Exchangeben lehetőség van archív postafiók létrehozására, ami aztán biztonságban, több merevlemezen, a szerveren fog tárolódni. A már kevésbé lényeges e-maileket csak áthúzza az archiv mappába, vagy akár egy billentyű kombinációval is archiválhatja. Az archivált levelek ezután a szerver saját (láthatatlan) kulcsszavaival ellátja, hogy aztán egy szövegrészletből, feladóból, témából, másodperceken belül megtalálható legyen. 

  Több postaláda egyidejű, egyszerű kezelése - A megfelelő jogosultságok kiosztása után belenézhet bármelyik kollégájának a levelezésébe, jogot adhat saját levelezésének megtekintéséhez a kijelölt embereknek. Lehetősége lesz olyan jogosultságot kérni, hogy írhassanak levelet az Ön nevében, az Ön aláírásával, így a partner úgy fogja látni, mintha a saját kezével írta volna a levelet.